Acta 002 preguntas respuestas y aclaraciones proceso de aprovisionamiento de lubricantes marinos para las naves de EP FLOPEC
En la ciudad de Esmeraldas, el día 25 de octubre de 2023, en las instalaciones de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP FLOPEC, siendo las 10H30, se reunieron los miembros de la Comisión Técnica, designada mediante memorando GGR-CT-041-2023, del 16 de octubre de 2023; conformada por: Ing. Cristian Panchi, delegado de la Máxima Autoridad, quien la presidirá, Ing. Víctor Cedeño, delegado del área requirente y el Tlgo. Juan García, profesional afín al objeto de la contratación. Con estos antecedentes los miembros presentes dan inicio a la reunión, para tratar el siguiente orden del día:
- CONOCIMIENTO DE LA DESIGNACIÓN DE CONFORMACIÓN DE LA COMISIÓN TÉCNICA.
- DESIGNACIÓN DE SECRETARIO.
- RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS REALIZADAS POR LOS OFERENTES Y ACLARACIONES DE SER EL CASO.
- CONOCIMIENTO DE LA DESIGNACIÓN DE CONFORMACIÓN DE LA COMISIÓN TÉCNICA:
Mediante memorando GGR-CT-041-2023, del 16 de octubre de 2023; conformada por: Ing. Cristian Panchi, delegado de la Máxima Autoridad, quien la presidirá, Ing. Víctor Cedeño, delegado del área requirente y el Tlgo. Juan García, profesional afín al objeto de la contratación.
De igual manera se dispone a la Gerencia Jurídica y Gerencia Financiera se nombren a sus delegados en función de lo dispuesto en el Artículo 51 del Reglamento de Contrataciones del Giro Específico del Negocio de la EP FLOPEC.
Por parte de la Gerencia Jurídica se designa al Ab. Kleber Mendoza y por parte de la Gerencia Financiera se designa a la Ing. Jeniffer Vélez, quienes actuarán con voz, pero sin voto.
Los miembros presentes de la Comisión Técnica, confirman la recepción de la comunicación por medio de la cual están conscientes de la responsabilidad de ser parte integrante de la Comisión Técnica que llevará a cabo el proceso de “APROVISIONAMIENTO DE LUBRICANTES MARINOS PARA LAS NAVES DE EP FLOPEC”.
- DESIGNACIÓN DE SECRETARIO:
En amparo de lo establecido en los artículos 14 y 51 del Reglamento de Contrataciones del Giro Específico del Negocio de la EP FLOPEC, actúa como secretario del presente proceso de contratación el Ab. Paúl Terán, Jefe de Logística de Mantenimiento (E) de la Gerencia Técnica.
- RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS REALIZADAS POR LOS OFERENTES Y ACLARACIONES DE SER EL CASO
Pregunta/Aclaración 1: ¿Es posible la modificación de las denominaciones de los productos para hacerlos congruentes con los actualmente en producción según se detalla a continuación?
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2. CAMBIAR: VACÍO – POR: CASTROL CYLTECH 40SX
5. CAMBIAR: CASTROL PERFECTO T 32 – POR: CASTROL PERFECTO T 68
15. CAMBIAR: CASTROL HYSPIN AWH-M 100 – POR: CASTROL ALPHA SP 100
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CAMBIAR: CYLTECH 50S – POR: CASTROL CYLTECH 40 SX
CAMBIAR: CASTROL S7DZ 70, CYLTECH 80 – POR: CASTROL CYLTECH 70
4. CAMBIAR: CASTROL ALPHA LS220 – POR: CASTROL ALPHA SP 220
5. CAMBIAR: CASTROL PERFECTO T 32 – POR: CASTROL PERFECTO T 68
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10. CAMBIAR CASTROL MXD303 MX215 – POR: CASTROL TLX XTRA 303
11. CAMBIAR: CASTROL JXL 40 – POR: CASTROL CRB TURBOMAX 15W40
12. CAMBIAR: CASTROL ALPHA LS680 – POR: CASTROL ALPHA SP 680
13. CAMBIAR: CASTROL ICEMATIC 99/299 – POR: CASTROL AIRCOL 299
14. CAMBIAR: CASTROL RUSTICO 853 – POR: CASTROL SPHEEROL SX2
15. CAMBIAR HYSPIN AWH-100 – POR: CASTROL ALPHA SP 100
Respuesta 1: Estimado proveedor sí es posible siempre y cuando no cambien los datos técnicos y la composición de la misma.
Pregunta/Aclaración 2: en la pagina 4 de 14, y en la página 8 de 14 el producto 6 CASTROL BIOTAC EP 2
- ¿Cuál es la grasa que están solicitando, base de litio o de calcio? ¿pueden modificar la denominación del producto según corresponda por CASTROL SPHEEROL LMM, si es de Litio y por CASTROL SPHEEROL SX2 si es de calcio?
Respuesta 2: Estimado proveedor se solicitará de las dos composiciones dependiendo de la aplicación.
Pregunta/ Aclaración 3: en el acápite 4. CONDICIÓN ECONÓMICA
- ¿Es posible separar los costos de entrega de los costos del producto?
Respuesta 3: Estimado proveedor, la evaluación se realizará en función del valor final neto de entrega conforme el acápite 4 CONDICIÓN ECONÓMICA.
Pregunta/ Aclaración 4: en el acápite 4. CONDICIÓN ECONÓMICA
- Los aceites de cilindro no tienen el mismo precio para todos los BN. ¿Se pueden separar en la oferta por producto?
Respuesta 4: Estimado proveedor, la evaluación se realizará en función del valor final neto de entrega conforme el acápite 4 CONDICIÓN ECONÓMICA.
Pregunta /Aclaración 5: en el acápite 6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA,
- ¿Cuál es el volumen mínimo considerado para las entregas a granel?
Respuesta 5: Estimado proveedor, el valor mínimo a granel es de 6000 lts.
Pregunta / Aclaración 6: Estimada Comisión Técnica, indicar el tiempo de antelación para notificar los pedidos dentro del Ecuador.
Pregunta / Aclaración 7: Estimada Comisión Técnica, indicar el tiempo de antelación para notificar los pedidos fuera del Ecuador.
Respuesta 7: Estimado proveedor conforme el acápite 7 que señala: “Designar un administrador de contrato, el cual notificará vía correo electrónico con 03 a 05 días de anticipación al contratista para el despacho de lubricantes en el exterior y 03 días en el Ecuador, describiendo el país, la agencia y el itinerario de las naves, previa solicitud en el sistema naviero NS5 por parte de los buques”
Pregunta / Aclaración 8: Estimada Comisión Técnica, indicar si las entregas de productos realizadas internacionalmente se facturarían en Ecuador?
Respuesta 8: Estimado proveedor, todas las facturas se procesarán en Ecuador.
Pregunta / Aclaración 9: Estimada Comisión Técnica, indicar cuales son los puertos más frecuentes de arribo en EEUU.
Respuesta 9: Estimado proveedor los puertos de mayor frecuencia en Estados Unidos son Long Beach y San Francisco.
Pregunta / Aclaración 10: Estimada Comisión Técnica, indicar si se permiten recomendaciones alternativas de productos para los motores de combustión, señalados en el item 2 de la tabla 4, que igualmente cumplen las especificaciones del fabricante y/o por tipo de combustible utilizado.
Respuesta 10: Estimado proveedor, si se permite las recomendaciones alternativas.
Pregunta / Aclaración 11: Estimada Comisión Técnica, indicar si se permiten recomendaciones alternativas de productos para el sistema de eje de cola, señalado en el item 5 de la tabla 4, que igualmente cumplen las especificaciones del fabricante.
Respuesta 11: Estimado proveedor, si se permite las recomendaciones alternativas.
Pregunta / Aclaración 12: Estimados, favor aclarar que se podrá realizar el servicio de análisis en un laboratorio propio que cumpla con acreditación SAE ISO 17025 y en el caso de requerir análisis especiales se coordinará con el Gerente técnico por un periodo definido cada 3 meses.
Respuesta 12: Estimado proveedor, no es necesario que cuente con laboratorio propio, sin embargo, si se necesita que cumpla con la acreditación SAE ISO 17025 cada tres meses.
Pregunta / Aclaración 13: Estimados, favor aclarar que las multas son aplicables por cada día de retraso por cada entrega parcial.
Respuesta y Aclaración 13: Estimado proveedor las multas se calcularán de la siguiente manera:
“El porcentaje para el cálculo de las multas se deberá determinar dentro de la legalidad y razonabilidad, que implica la comprobación de hecho y la correlativa sanción, y no podrá ser menor al 1 por 1.000 del valor del contrato. Para este contrato en particular se calculará sobre el valor total del pedido a ser despachado por día de retraso, excepto en el evento del caso fortuito o fuerza mayor, conforme lo dispuesto en las normas de la Codificación del Código Civil, debidamente comprobado y aceptado por la EP FLOPEC, para lo cual se notificara a esta Institución dentro de las 48 horas subsiguientes de suscitado los hechos, transcurrido el plazo, de no mediar dicha notificación, se entenderán como no ocurridos los hechos que alegue el contratista; y,
Si el proveedor manifiesta la imposibilidad de hacer la entrega del insumo contratado al puerto requerido por el capitán del buque y notificado por los medios previstos en el formulario de contratación, EP FLOPEC está en el derecho de buscar otra opción con otro proveedor para atender dicha necesidad (pedido) parcial. La multa será correspondiente al 1 por mil (1 X 1000) del valor total del despacho en este evento.”
Aclaración: Estimados proveedores, se aclara que el tiempo de despacho en el Ecuador es de un (1) día y en el exterior de dos (2) días.
Siendo las 12H30 y habiéndose tratado todos los puntos del orden del día, el Presidente de la Comisión Técnica da por terminada la presente sesión. Para constancia de lo tratado, suscriben la presente acta los miembros de la Comisión Técnica.